Privacy policy

Informativa resa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento Europeo 2016/679

1. – Titolare del trattamento
Il Titolare del Trattamento è Associazione Sportiva Dilettantistica Marola con sede in Viale Vittoria 13 Torri di Q.lo 36040 (VI) email: asmarola@libero.it in persona del Presidente pro tempore.

2. – Finalità del trattamento
2.1 – I dati personali da Lei forniti in sede di compilazione della modulistica di iscrizione alla nostra Associazione e di contestuale tesseramento alle varie federazioni o enti di promozione sportiva riconosciuti dal coni

– la nostra Associazione è affiliata: CONI-FIGC-FIPAV-FIP-FIKTA-ACSI-AICS saranno trattati per finalità di gestione della Sua iscrizione alla nostra Associazione, in qualità di socio, nonché della relativa gestione contabile, amministrativa, fiscale e di tutto quanto attinente e conseguente all’instaurazione del rapporto associativo, anche in relazione alla eventuale copertura, da parte Sua, di cariche sociali, il tutto secondo le norme di legge vigenti e secondo le norme statutarie e regolamentari adottate dalla nostra Associazione.
I Suoi dati, oltre che per le finalità sopra indicate, saranno trattati anche per finalità di gestione del Suo tesseramento alle varie Federazioni o Enti Promozionali, riconosciti dal Coni cui la nostra Associazione è affiliata, nonché della relativa gestione contabile, amministrativa, fiscale e di tutto quanto attinente e conseguente al tesseramento secondo le norme di legge vigenti e secondo le norme statutarie e regolamentari adottate dalla medesime.
I dati da Lei forniti potranno inoltre essere utilizzati per l’invio tramite e-mail, posta cartacea, sms o telefono, eventualmente conferiti, di comunicazioni inerenti l’attività statutaria e regolamentare della nostra Associazione alle varie Federazioni o Enti promozionale riconosciuti dal Coni con noi affiliate;

2.2. – Inoltre, solo previo espresso, libero, specifico, informato e inequivocabile consenso da parte Sua, i dati da Lei forniti potranno essere trattati per le seguenti ulteriori finalità:
a) invio, tramite email, della newsletter periodica della nostra Associazione alle Federazioni o Enti Promozionali riconosciuti dal Coni a cui la nostra Associazione è affiliata;
b) invio, tramite email, di materiale pubblicitario e/o informativo da parte della nostra Associazione, alle Federazioni o Enti Promozionali riconosciuti dal coni a cui la nostra Associazione è affiliata;

3. – Categorie di dati personali
Il trattamento riguarda esclusivamente dati comuni e non riguarderà i dati personali rientranti nelle categorie di cui all’art. 9 del G.D.P.R., vale a dire i dati personali idonei a rivelare “l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, nonché trattare dati genetici, dati biometrici intesi ad identificare in modo univoco una persona fisica, dati relative alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona”.

4. – Base giuridica del trattamento
La base giuridica del trattamento, oltre al consenso dell’interessato ove necessario, è costituita dagli obblighi di legge e segnatamente, con elencazione meramente esemplificativa e non esaustiva, dall’art. 36 del Codice Civile, dalla normativa fiscale relativa agli enti non commerciali, in particolare l’art. 148 del T.U.I.R., l’art. 4 del D.P.R. 633/72 e, per gli Enti del Terzo Settore, il Decreto legislativo 117/2017. Per quanto riguarda l’eventuale attività sportiva praticata, tale base giuridica è costituita in particolare dall’art. 90 della Legge 289/2002 e successive modificazioni, dall’art 1 comma 358 della Legge 205/2017 nonché dalle norme del CONI e dalle norme Federali o Enti Promozionali Sportiva riconosciuti dal Coni relative al tesseramento e alla partecipazione alle attività organizzate da tali enti o con la loro partecipazione. Inoltre, per quanto riguarda l’attività sportiva praticata, i suoi dati saranno forniti al Comitato Olimpico Italiano e CONI Servizi S.p.A e i Suoi dati sanitari, che ci dovrà fornire per obbligo di legge tramite consegna della certificazione medica prevista, saranno conservati negli archivi dell’associazione secondo le finalità previste dalla legge.

5. – Legittimo interesse
Il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento di dare corretta esecuzione, sulla scorta delle norme legislative, statutarie e regolamentari, al rapporto associativo nei confronti dei singoli soci informandoli in ordine alle iniziative della varie Federazioni o Enti Promozionali riconosciuti dal Coni, cui la stessa è affiliata, nonché per usufruire delle agevolazioni fiscali spettanti alla medesima Associazione, dalla possibilità di partecipare alle attività organizzate dal CONI, dalle Federazioni Sportive, e da altri enti di Promozione Sportiva riconosciuti dal Coni.

6. – Obbligo di conferimento dei dati
Il conferimento dei dati è obbligatorio per il raggiungimento delle finalità dell’Associazione ed è quindi indispensabile per l’accoglimento della domanda di ammissione del socio e/o per il Suo tesseramento alle varie Federazioni o Enti di Promozione Sportiva riconosciuti dal Coni, a cui la nostra Associazione è affiliata.
L’eventuale rifiuto di conferire i dati comporta l’impossibilità di accogliere la domanda di iscrizione in qualità di socio e/o di tesseramento alle varie Federazioni o Enti di Promozione Sportiva riconosciute dal Coni, non essendo in tale ipotesi possibile instaurare il suindicato rapporto associativo e/o di tesseramento.

7. – Modalità di trattamento dei dati
Il trattamento dei dati sarà effettuato con le seguenti modalità:
· cartacea, mediante raccolta dei dati su moduli cartacei di adesione alla nostra Associazione e di contestuale, realizzati anche con l’ausilio di mezzi elettronici, conservati in luoghi chiusi e protetti da adeguate misure tecniche e organizzative atte a preservare la loro integrità e riservatezza.
· informatizzata, mediante raccolta dei dati e contestuale inserimento degli stessi su software installati su PC posti nella sede dell’Associazione, dotati di adeguate misure tecniche e organizzative atte a preservare la loro integrità e riservatezza (es. controllo accessi, antivirus, firewall, backup periodico dei dati etc.).

8. – Periodo di conservazione dei dati
I dati saranno conservati per tutta la durata del rapporto associativo e/o di tesseramento – ed anche successivamente – per l’espletamento di tutti gli eventuali adempimenti connessi o derivanti da tali rapporti secondo quanto prescritto dalle leggi tempo per tempo vigenti e, comunque, per il tempo necessario al perseguimento delle finalità istituzionali dell’Associazione e per far fronte alle formalità richieste dal CONI, dalle Federazioni Sportive e/o dagli Enti di Promozione Sportiva cui è affiliata la nostra Associazione.

9. – Comunicazione dei dati
I dati comunicati alle varie Federazioni o Enti di Promozione Sportiva saranno trattati presso la sede nazionale e le sue articolazioni territoriali (Comitato Regionale e Comitato Provinciale competenti per territorio) per la gestione del tesseramento, per la stipula della relativa copertura assicurativa e per tutte le finalità proprie di tale Associazione, secondo quanto previsto dallo Statuto, dal Regolamento e dall’informativa sul trattamento dei dati personali.
Per le finalità più sopra indicate, i dati da Lei forniti potranno altresì essere comunicati ai seguenti soggetti
e/o categorie di soggetti:
· Figure interne alla nostra Associazione, autorizzate al trattamento in ragione delle rispettive mansioni;
· Società, consulenti e professionisti che operino per conto o nell’interesse della nostra Associazione;
· Soggetti che svolgono attività di elaborazione dati e/o tenuta della contabilità ed adempimenti conseguenti per conto della nostra Associazione;
· Organismi sanitari privati e pubblici – sia italiani che esteri – per finalità assicurative, lavoristiche, previdenziali, assistenziali;
· Autorità giudiziarie e di polizia o ad altre amministrazioni pubbliche per l’adempimento di obblighi normativi.
Tali destinatari, ove dovessero trattare dati per conto dell’Associazione, saranno designati, con apposito contratto od altro atto giuridico, Responsabili del Trattamento.
In ogni caso, la comunicazione dei dati avverrà solo ove necessaria per l’adempimento degli obblighi connessi al tesseramento e/o in forza di prescrizioni legislative, statutarie, regolamentari, norme federali di cui a circolari, direttive, etc.

10. – Diffusione dei dati
I dati da Lei forniti non saranno oggetto di diffusione.

11. – Trasferimento dati extra UE
I dati da Lei forniti non saranno trasferiti in paesi extra Unione Europea.

12. – Diritti degli interessati
In ogni momento Lei potrà esercitare, in qualità di interessato/a, i Suoi diritti di conoscere i dati che la riguardano, sapere come sono stati acquisiti, verificare se sono esatti, completi, aggiornati e ben custoditi, di ricevere i dati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, di revocare il consenso eventualmente prestato relativamente al trattamento dei medesimi dati in qualsiasi momento ed opporsi in tutto od in parte, al loro utilizzo come previsto dagli artt. da 15 a 21 del G.D.P.R.
In particolare, Lei potrà esercitare:
·0 il diritto di accesso (art. 15 G.D.P.R.);
·0 il diritto di rettifica (art. 16 G.D.P.R.);
·0 il diritto alla cancellazione (Art. 17 G.D.P.R.);
·0 il diritto alla limitazione del trattamento (Art. 18 G.D.P.R.);
·0 il diritto alla portabilità dei dati (Art. 19 G.D.P.R.);
·0 il diritto di opposizione (Art. 21 G.D.P.R.).
Tali diritti possono essere esercitati attraverso specifica istanza da inoltrare al Titolare del Trattamento secondo una delle seguenti modalità, alternative tra loro:
·0 posta elettronica ordinaria all’indirizzo:  asmarola@libero.it
·0 posta elettronica certificata all’indirizzo: asmarola@libero.it
·0 raccomandata a.r. All’indirizzo Associazione Sportiva Dilettantistica Marola Viale Vittoria 13 Torri di Q.lo 36040(VI)
Lei ha, altresì, il diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca. Tale diritto potrà essere esercitato inviando la revoca del consenso ad uno degli recapiti sopra riportati.
Lei ha, infine, il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali ovvero alla diversa autortà di controllo che dovesse essere istituita dal Decreto Legislativo previsto della Legge n. 163/2017 (Disposizioni per l’adempimento degli obblighi derivanti dall’appartenenza dell’Italia all’Unione europea – Legge europea 2017).

13. – Processo decisionale automatizzato
Con riferimento ai dati da Lei conferiti, Le comunichiamo che non esiste alcun processo decisionale automatizzato, né alcuna attività di profilazione di cui all’articolo 22, paragrafi 1 e 4 del G.D.P.R.

 

PER L’ADEGUAMENTO al GDPR 2016/679
Manuale adottato con Verbale dal Consiglio Direttivo dell ‘ 11 Giugno 2018

1. Luogo di conservazione dei documenti cartacei raccolti dall’Associazione contenenti dati tutelati dal GDPR a tutela della Privacy
I documenti cartacei raccolti dalla nostra Associazione che contengono dati tutelati dal GDPR che possiamo qui elencare:
_ atto costitutivo statuto e regolamento dell’associazione;
_ certificato di attribuzione del codice fiscale e/o partita IVA dell’Associazione con eventuali aggiornamenti;
– eventuale modello EAS completo;
_ domande di iscrizione soci/tesserati/utenti/clienti sia all’Associazione che alle nostre attività con i relativi eventuali allegati;
_ eventuali tagliandi di tesseramento/tessere ed enti di affiliazione terzi;
_ eventuali domande di affiliazione ad enti terzi;
_ eventuali messaggi di posta elettronica stampanti e/o corrispondenza privata;
_ libro verbali Consiglio Direttivo e di Assemblea e Rendiconto Economico e Finanziario;
_ libro soci/elenchi tesserati;
_ ricevute/fatture di tutte le transazioni economiche in entrata (quote e contributi associativi, erogazioni liberali, acquisti di beni e servizi);
_ estratti conto bancari;
_ eventuali certificati medici;
_ eventuali lettere di incarico ai propri collaboratori;
_ eventuali ricevute di pagamento dei collaboratori;
_ eventuali dichiarazioni di dilettantismo dei collaboratori;
_ eventuali Certificazioni Uniche;
_ eventuali Modelli 770 e altri modelli dichiarativi;
_ eventuali buste paghe e/o, rimborsi spesa, compensi, documentazioni INAIL/INPS/Ispettorato del Lavoro, Libro Unico del Lavoro;
_ password di accesso ai portali web con account dell’Associazione.

Sono conservati presso la nostra sede legale in Viale Della Vittoria n° 13 Marola di Torri di Q.lo 36040 (VI) . In un armadio chiuso a chiave (in appositi faldoni numerati e divisi per anno sociale, con cartelline numerate e chiare etichette descrittive dei documenti ivi contenuti), le cui copie della chiave sono a disposizione delle seguenti persone:

-Munaro Alessandro in qualità di Presidente dell’Associazione a partire dalla data del 01 settembre 2018

-Todescato Nivesa in qualità di Cassiera dell’Associazione a partire dalla data del 01 settembre 2018

-Ghiotto Gian Luigi in qualità di segretario generale dell’Associazione a partire dalla data del 01 settembre 2018

In caso di cessazione del rapporto tra l’Associazione e le persone qui sopra elencate, le chiavi dovranno essere immediatamente restituite al Presidente pro–tempore dell’Associazione quale responsabile legale e titolare del Trattamento.

2.Luogo di conservazione dei documenti digitalizzati raccolti dall’Associazione contenenti dati tutelati dal GDPR a tutela della Privacy
I documenti digitalizzati raccolti dalla nostra Associazione che contengono dati tutelati dal GDPR, riscontrabili nei medesimi documenti cartacei sopra elencati, sono accessibili soltanto dalle seguenti persone:
-Munaro Alessandro in qualità di Presidente dell’Associazione a partire dalla data del 01 settembre 2018

-Todescato Nivesa in qualità di Cassiera dell’Associazione a partire dalla data del 01 settembre 2018

-Ghiotto Gian Luigi in qualità di segretario generale dell’Associazione a partire dalla data del 01 settembre 2018

Attraverso l’uso di dispositivi informatici protetti da password personali non cedibili a terzi e con software online di terze parti conformi al GDPR 2016/679 anch’essi protetti da password dedicate e personali.

In caso di cessazione del rapporto tra l’Associazione e le persone qui sopra elencate, le credenziali d’accesso ai software online e ad eventuali dispositivi informatici, dovranno essere immediatamente disabilitate. In ogni caso le password d’accesso ai dispositivi informatici di proprietà dell’Associazione in uso a più persone autorizzate, dovranno essere modificate almeno 2 volte l’anno.

Tutte le password d’accesso ai tali dispositivi e ai portali web con account dell’Associazione devono essere conservate all’interno della documentazione cartacea nella modalità prevista al punto 1.

3. UTILIZZO dei DATI RACCOLTI
I dati dall’Associazione relativi ai propri associati/tesserati/utenti/clienti/tutori legali quali:
_ nomi e cognomi
_ indirizzi di residenza
_ codice fiscale
_ n° di carta d’identità
_ sesso
_ certificati medici ed altre informazioni di carattere sanitario e sociale
_ luogo e data di nascita
_ indirizzo di posta elettronica
_ recapiti telefonici
_ prestazioni fornite dall’Associazione (attività svolte dagli utenti)
_ prestazioni fornite all’Associazione (attività dai collaboratori)
_ incarichi svolti all’interno dell’Associazione
_ retribuzioni
_ corrispondenza
_ versamenti di quote, contributi, erogazioni liberali, corrispettivi specifici
_ tesseramenti ad enti terzi o federazioni o discipline sportive associate

Vengono raccolti ai soli scopi:

– Assicurativi (chi viene assicurato dall’Associazione deve fornire tutti i dati identificativi e legali ai rischi collegati alla natura dell’assicurazione: età, patologie, etc etc);
– Fiscali (chi versa somme di denaro all’Associazione, a qualsiasi titolo, o riceve somme di denaro dall’Associazione DEVE essere tracciato per obbligo fiscale);
– Amministrativi (l’Associazione è tenuta per obbligo dettato dal Codice Civile italiano ad avere e conservare i documenti di cui al punto 1 quando previsto dalle normative del nostro ordinamento giuridico);
– di attuazione delle finalità istituzionali dell’Associazione. Lo Statuto della nostra Associazione descrive chiaramente quali siano le nostre finalità istituzionali. Per raggiungere tali finalità realizziamo tutta una serie di attività che siamo tenuti a comunicare ai nostri associati/tesserati/tutori legali. Chi non volesse ricevere tali comunicazioni DEVE recedere dall’Associazione.

4. TRASMISSIONE a TERZI dei DATI RACCOLTI
I dati raccolti dall’Associazione devono essere trasmessi agli enti terzi di affiliazione dell’Associazione, qualora esistenti e, in taluni casi, trasmessi a diversi organi ed istituti pubblici italiani per adempiere a diversi obblighi di legge. Quali, a titolo esemplificativo ma non esaustivo:
– Agenzia delle Entrate
– INPS
– INAIL
– Ispettorato del lavoro
– Istat
– Eventuali enti di affiliazione

Gli stessi dati possono anche essere trasmessi a professionisti esterni per la realizzazione di dichiarazioni fiscali telematiche per nostro conto (Modello EAS, aggiornamenti del Codice Fiscale e/o partita iva, aggiornamenti REA presso la Camera di Commercio, invio di Certificazioni Uniche e Modelli 770 e simili).
I medesimi dati possono essere caricati su piattaforme informatiche amministrative di fornitori esterni, purchè in regola con GDPR 2016/679, per semplificare la gestione burocratica e l’organizzazione dell’Associazione.

5. TEMPO di CONSERVAZIONE dei DATI RACCOLTI
I dati dall’Associazione relativi ai propri associati/tesserati/utenti/clienti/tutori legali quali:
– nomi e cognomi
– luogo e data di nascita
– indirizzi di residenza
– codice fiscale
– n° di carta d’identità
– sesso
– incarichi svolti all’interno dell’Associazione

Devono essere conservati fino allo scioglimento dell’Associazione. All’eventuale atto di scioglimento dell’Associazione, poiché questi dati potrebbero costituire documentazione con valore storiografico, sarà opportuno valutare dall’Assemblea straordinaria se provvedere alla loro distruzione o alla loro cessione ad un ente pubblico preposto alla conservazione di tali informazioni.
I dati dall’Associazione relativi ai propri associati/tesserati/ utenti/clienti/ tutori legali quali:
– certificati medici ed altre informazioni di carattere sanitari
indirizzo di posta elettronica
– recapiti telefonici
– prestazioni fornite dall’Associazione (attività svolte dagli utenti)
– prestazioni fornite all’Associazione (attività dai collaboratori)
– retribuzioni
– corrispondenza
– versamenti di quote, contributi, erogazioni liberali, corrispettivi specifici
– tesseramenti ad enti terzi

Devono essere conservati per il raggiungimento delle finalità dell’Associazione fino alla cessazione del rapporto tra l’Associazione e gli associati/tesserati/utenti/clienti/tutori legali e comunque per almeno i 10 anni fiscali successivi, come previsto dal Codice Civili italiano.

6. FIGURE con particolari RESPONSABILITA’ individuate all’interno dell’ASSOCIAZIONE per la TUTELA della PRIVACY
Si individua come “Titolare del trattamento” l’Associazione stessa attraverso il suo Presidente in carica, quale Responsabile Legale pro tempore.
Si individuano come “Responsabili del trattamento” tutti coloro che sono indicati al punto 1. e 2. del presente Manuale.